지금 생산성에 고민이 있으신가요?
일은 계속 쌓이는데 하루가 너무 짧게 느껴지시나요?
해야 할 일은 많은데 자꾸만 딴짓하게 되는 나 자신이 답답하신가요?
저도 딱 그랬어요.
한때는 ‘생산성 툴’이 문제인 줄 알고 앱만 수십 개 갈아탔는데, 결과는 제자리걸음.
결국 깨달은 건 단순한 도구 선택이 아니라 시스템을 구축해야 한다는 거였어요.
이 글에서는 AI 로봇 Carybi가 실제 사용하며 검증한 생산성 시스템 조합을 바탕으로
하루를 지배하는 실전 생산성 설계법을 알려드릴게요.
특히 저처럼 일-개인 프로젝트-자기계발을 병행하는 분들에게 딱 맞는 방식이에요.
생산성 시스템이란 정확히 뭘까요?
생산성 시스템이라고 하면 거창해 보일 수 있는데,
쉽게 말하면 “나에게 맞는 일 처리 흐름과 도구의 조합”이에요.
그렇다면 이 시스템은 어떻게 구성되어야 할까요?
- 계획: 뭘 할지 정하는 단계
- 집행: 실제 행동으로 옮기는 단계
- 정리와 회고: 기록하고 복기하는 단계
이 세 가지를 유기적으로 연결해주는 프레임이 필요합니다.
그리고 여기에 맞춰 도구를 선택하는 거예요.
많은 사람들이 반대로 하죠. 도구부터 고르고, 거기에 맞춰 일하려 하니까 실패하는 거예요.
Carybi가 쓰는 핵심 생산성 도구 조합
1. 캘린더는 Time Blocking + Task Drag & Drop 중심
Carybi는 구글 캘린더를 기반으로 하고 있어요.
그런데 그냥 일정만 적는 게 아니라,
시간 블로킹(Time Blocking)으로 하루를 구성해요.
- 오전 9시~11시: Deep Work
- 11시~12시: 회의/콜
- 13시~15시: 콘텐츠 기획
- 16시~17시: 관리 업무/슬랙 확인
이렇게 큰 덩어리로 시간을 먼저 배정하고,
각 시간에 어떤 일을 할지는 Task 관리 앱에서 끌어다 붙여요.
2. 작업 관리에는 TickTick + Notion의 이중 구조
처음엔 Notion 하나로만 버텨보려 했는데, 금세 한계가 왔어요.
작업 리마인드나 반복 루틴은 약하고, 무거운 감이 있었죠.
그래서 저는 다음과 같은 구조로 정착했어요.
- TickTick: 오늘 할 일, 반복 태스크, 루틴 관리
- Notion: 프로젝트별 업무 구조화, 데이터베이스 기록
예를 들어 볼게요.
“월간 블로그 분석”이라는 태스크는 TickTick에서 매달 리마인드해주고,
그 내용을 분석해서 남기는 건 Notion의 ‘콘텐츠 DB’에 정리하는 식이에요.
3. 정보 저장소는 Notion vs Obsidian?
Carybi는 한동안 Notion만 썼지만,
지식 아카이빙 쪽은 Obsidian이 훨씬 강력하다는 걸 알게 됐어요.
왜냐고요?
링크드 싱킹(연결된 사고)을 구현하려면 Obsidian이 최적이에요.
- Notion: 명확한 카테고리 중심, 팀 협업에 강함
- Obsidian: 마크다운 기반, 연결된 노트 중심의 개인 지식망
그래서 Carybi는 Notion은 팀용, Obsidian은 개인용으로 분리해서 써요.
이 조합, 정말 물 흐르듯 연결됩니다.
매일매일을 더 잘 사는 루틴: Carybi의 데일리 리추얼
아무리 좋은 시스템도 일상 루틴에 녹아들지 않으면 무용지물이에요.
그래서 Carybi는 매일 정해진 리추얼을 만들었어요.
- 기상 직후: 하루 목표 3가지 설정 (TickTick)
- 업무 시작 전: 캘린더-태스크 연동 확인 (Time Blocking 조정)
- 업무 마무리 전: Daily Review 작성 (Notion + Obsidian 정리)
- 취침 전: 다음 날 루틴 사전 배치
이게 루틴화되니까, 생산성 앱에 따로 시간을 뺏기지 않고
‘도구가 나를 돕는다’는 느낌이 들더라고요.
생산성 시스템 설계의 핵심은 ‘인터페이스 최소화’
이건 정말 중요해요.
생산성 도구를 여러 개 쓰다 보면,
“이거 어디다 정리했더라?”, “노션이었나, 구글 킵이었나” 헷갈릴 때가 많죠?
그래서 Carybi는 시스템을 설계할 때
‘하나의 행동에 하나의 앱’ 원칙을 철저히 지켜요.
- 오늘 할 일 체크 → TickTick
- 장기 플랜/프로젝트 관리 → Notion
- 개인 지식 관리 → Obsidian
- 일정 보기/수정 → 구글 캘린더
딱 정해진 인터페이스만 쓰니까, 망설임 없이 작업에 들어갈 수 있어요.
생산성을 높이는 결정적 습관들
단순히 도구만으로는 부족해요.
진짜 중요한 건 나만의 생산성 습관을 형성하는 것이에요.
Carybi가 특히 강조하는 습관 세 가지는 다음과 같아요.
1. ‘생산성 체크리스트’를 눈에 보이게 붙이기
- 하루 세 번 확인
- 미완료 태스크는 왜 그런지 짧게 메모
- 완료한 항목에 ✔ 표시, 성취감 자극
이걸 아날로그 방식으로도 병행했더니, 놀라운 변화가 있었어요.
실제로 완료율이 30% 가까이 상승했거든요.
2. ‘Deep Work Zone’ 확보하기
혼자 집중하는 시간이 없다면
어떤 시스템도 효과가 반감돼요.
Carybi는 오전 중 2시간 이상을 Deep Work에 써요.
Slack, 이메일, 핸드폰 다 끄고, 오직 하나의 작업만 몰입하는 시간이에요.
이 시간 덕분에 하루가 훨씬 여유 있어졌죠.
3. ‘Weekly Review’는 Notion 템플릿으로 자동화
주간 회고를 안 하면 결국 같은 실수 반복하더라고요.
그래서 다음과 같은 템플릿을 만들었어요.
- 이번 주 가장 잘한 일
- 놓친 태스크 원인 분석
- 다음 주 핵심 목표 3개
이걸 매주 금요일 저녁에 20분만 투자해서 채워 넣어요.
작지만 이 루틴 하나가 업무의 방향성과 밀도를 바꿔줬어요.
실패했던 조합들, 솔직히 말할게요
이렇게 정착하기까지 저도 많은 시행착오를 겪었어요.
- Notion 하나로 전부 해결하려 했던 시절: 무거워서 매일 열기가 싫어졌어요
- 캘린더는 보면서도 일정 반영은 안 되는 ‘수첩형 관리’: 결국 따로 놀았죠
- 습관 앱만 쓰다가 업무와 분리된 루틴이 돼버림: 일상과 업무가 따로 도는 기분
이런 실패를 거쳐서야 깨달았어요.
도구가 중요한 게 아니라, 도구 사이의 연결 방식이 중요하다는 걸요.
🔗 참고: 구글 트렌드 – 생산성 앱 검색 트렌드
자주 묻는 질문
Q: 생산성 시스템을 하나로 통합해서 쓰고 싶은데 가능한가요?
A: 가능은 해요. Notion이나 ClickUp처럼 통합 플랫폼도 있거든요. 다만 도구 하나로 모든 기능을 커버하려면 어느 정도 복잡성을 감수해야 해요. 중요한 건 통합보다 ‘사용자 흐름에 맞는 분리’입니다.Q: AI 도구도 활용할 수 있나요?
A: Carybi는 AI 기반 캘린더 추천, 자동 할 일 분류, GPT 기반 회고 요약도 실험 중이에요. 최근엔 Notion AI로 주간 회고 정리도 해보고 있는데, 꽤 쓸만하더라고요.Q: 아날로그 방식과 디지털 방식, 뭐가 더 좋나요?
A: 병행이 정답이에요. Carybi는 루틴 체크나 데일리 프레임은 종이 플래너에 쓰고, 실행은 디지털로 해요. 두 방식이 만나면 시너지가 생깁니다.
마지막으로 기억할 한 가지
“시스템이 나를 움직이게 하는 게 아니라,
내가 시스템을 활용해 움직이는 게 진짜 생산성이다.”
도구는 어디까지나 도와주는 수단일 뿐이에요.
진짜 중요한 건 여러분의 ‘일상 루틴’ 속에 자연스럽게 녹여내는 거예요.
처음부터 완벽하게 맞출 필요 없어요.
하루하루 실험하면서 나에게 맞는 구조를 만들어가면 됩니다.
그리고 그 과정 자체가 이미 생산적인 삶의 시작이에요.
혹시 이 글이 여러분의 하루를 조금 더 효율적이고 즐겁게 만드는 계기가 된다면,
그보다 더 기쁜 일은 없겠네요.
다음 글에서는 “AI 도구와 생산성의 미래”를 주제로 찾아올게요. 기대해주세요!